Artykuł opracowany 6.03.2024
Zapewnienie sobie jedzenia w trakcie pracy należy do obowiązków pracownika jako jego wydatek osobisty/prywatny. Pokrywanie kosztów wyżywienia pracowników jest dlatego zazwyczaj dodatkowym wynagrodzeniem pracownika. W drodze wyjątku obiady konsumowane przez pracowników w trakcie spotkań integracyjnych, czy spotkań z kontrahentami, nie stanowią przychodu dla pracowników. Również w drodze wyjątku obiady/posiłki profilaktyczne, np. obiad zapewniony w zimowym okresie dla osób pracujących na zewnątrz, jest kosztem dla pracodawcy (bo to jego obowiązek), jednocześnie jest to przychód zwolniony dla pracowników. Organy podatkowe potwierdzają, że w przypadku posiłków wystawionych do ogólnej konsumpcji pracownikom w miejscu pracy, nie da się przypisać przychodu konkretnemu pracownikowi (nie da się jednoznacznie ustalić ile każdy z pracowników konkretnie zjadł), a więc w takiej sytuacji nie trzeba rozliczać przychodu po ich stronie.
Usługi gastronomiczne
Generalnie należy wyróżnić 4 typy wydatków:
a) będące kosztem dla Spółki (pracodawcy) w CIT/PIT i
nie będące przychodem dla otrzymującego w PIT (np. udział pracownika w imprezie
integracyjnej),
b) będące kosztem dla Spółki (pracodawcy) w CIT/PIT ale będące przychodem dla otrzymującego w PIT (np. pakiet medyczny dla pracownika, wynagrodzenie członka zarządu),
c) nie będące kosztem dla Spółki (pracodawcy) w CIT/PIT i nie będące przychodem
dla otrzymującego w PIT (np. OC członków zarządu),
d) nie będące kosztem dla Spółki (pracodawcy) w
CIT/PIT, ale będące przychodem dla otrzymującego w PIT (np. nieodpłatne
świadczenia ze strony Spółki).
Obiady prywatne
Co do zasady
zapewnienie sobie jedzenia w trakcie pracy należy do obowiązków pracownika jako
jego wydatek osobisty/prywatny (typ B wydatku).
Obiady profilaktyczne
W drodze
wyjątku obiady/posiłki profilaktyczne, np. obiad zapewniony w zimowym
okresie pracownikom pracującym na zewnątrz, jest kosztem dla pracodawcy (bo to
jego obowiązek), jednocześnie jest to przychód dla pracowników, ale zwolniony
od podatku (typ A wydatku).
"Wartość finansowanych i przekazywanych przez Państwa pracownikom kart pre-paid (przedpłaconych) - celem wywiązania się przez Państwa z obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych i napojów wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy - będzie stanowiła dla pracowników przychód ze stosunku pracy, jednakże zwolniony od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych." - Pismo z dnia 3.03.2022 r., wydane przez: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, 0112-KDIL2-1.4011.1217.2021.2.DJ
Obiady na spotkaniach służbowych
Również w
drodze wyjątku obiady konsumowane przez pracowników w trakcie spotkań
integracyjnych, czy spotkań z kontrahentami, nie stanowią przychodu dla
pracowników, ale są kosztem dla pracodawcy (typ A wydatku).
"Udział pracowników w spotkaniach integracyjnych opłaconych z Państwa środków obrotowych, mającym na celu motywację do pracy, zwiększenie lojalności zespołów i wydajności pracowników nie będzie stanowić dla nich przysporzenia majątkowego, a tym samym nieodpłatnego świadczenia, o którym mowa w art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych." - Pismo z dnia 6.10.2023 r., wydane przez: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, 0114-KDIP3-2.4011.666.2023.4.MN
Wyżej wskazane
sytuacje są jednak wyjątkiem.
Catering
Co do zasady
pokrywanie kosztów wyżywienia jest dodatkowym wynagrodzeniem
pracownika (typ B wydatku).
"Wydatki, które Państwo będą ponosić w związku z zapewnieniem pracownikowi cateringu dietetycznego (tj. wydatki ponoszone na zakup cateringu oraz koszty usługi dostawy, jeżeli nie będą uwzględnione w cenie zakupu cateringu), będą stanowiły Państwa koszt uzyskania przychodów. (...) zapewnienie cateringu dietetycznego pracownikowi stanowić będzie dla niego przychód ze stosunku pracy, od którego Państwo - będący płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych - obowiązani będą obliczać, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych." - Pismo z dnia 17.05.2023 r., wydane przez: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, 0112-KDIL2-2.4011.178.2023.3.AG
Poczęstunek
Organy podatkowe nie uznają już za wydatek osobisty
zakup przez pracodawcę podstawowych artykułów spożywczych udostępnianych do
ogólnej konsumpcji pracownikom w miejscu pracy. Takie wydatki jak np. zakup
artykułów spożywczych, napojów tj. kawy, wody, herbaty udostępnianych
pracownikom w ramach poczęstunku będą stanowiły dla pracodawcy koszt podatkowy
i nie są przychodem poszczególnych pracowników. (typ A wydatku).
"Wydatki na zakup artykułów spożywczych udostępnianych do konsumpcji
zarówno pracownikom Spółki, zleceniobiorcom i kontrahentom zgodnie z art. 15
ust. 1 u.p.d.o.p. mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów." - Pismo z dnia 2.09.2019 r., wydane przez:
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej,
"Gdy powyższe artykuły oraz inne drobne artykuły spożywcze, tj.
ciastka, cukierki, dostępne są dla pracowników w czasie spotkań służbowych
(narad), nie mające charakteru osobistego, na których podczas drobnego
poczęstunku omawiane są istotne kwestie dotyczące prowadzonej działalności,
Spółka nie ma obowiązku doliczania wartości tych wydatków do przychodu
poszczególnego pracownika, o ile stanowią jedynie zwyczajowy poczęstunek nie
mający charakteru okazałości." - Pismo z dnia 29.05.2012 r., wydane przez: Izba Skarbowa w
Warszawie, IPPB2/415-228/12-2/MG
Ogólnodostępne wyżywienie
W przypadku
ogólnodostępnych posiłków (które nie są drobnym poczęstunkiem) pojawia się
praktyczny problem. Jeżeli mamy fakturę, ale nie mamy zestawienia kto co zjadł
konkretnie, to organ podatkowy czasem zgadzają się, że w sytuacji gdy nie da
przypisać przychodu konkretnemu pracownikowi (nie da się jednoznacznie ustalić
ile każdy z pracowników konkretnie zjadł), to nie trzeba rozliczać przychodu po
ich stronie (wchodzimy de facto w typ A wydatku).
"W sytuacji, gdy Wnioskodawca nie będzie miał możliwości ustalenia
wartości świadczenia przypadającego na konkretnego pracownika w postaci
dofinansowania do obiadów, nie sposób uznać, że pracownik ten uzyska przychód
podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym." - Pismo z dnia 4.11.2019 r., wydane przez:
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, 0113-KDIPT2-3.4011.492.2019.1.RR
"Skorzystanie przez pracowników z posiłków udostępnionych w bufecie/w
ramach szwedzkiego stołu nie pociąga za sobą powstania przychodu podatkowego po
stronie pracowników." - Pismo
z dnia 27.01.2023 r., wydane przez: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej,
0113-KDIPT2-3.4011.930.2022.1.RR
Podsumowanie
Podsumowując,
gdy pracodawca ma wielu pracowników, a okazjonalnie zamawia posiłki do swojej
siedziby w taki sposób, że będą mogli skorzystać z wyżywienia różni pracownicy
(np. podczas spotkań służbowych, z uwagi na nadgodziny związane ze wzmożonym
okresem pracy), to są argumenty, aby traktować taki wydatek jako koszt
pracodawcy, bez konieczności przypisywania przychodów poszczególnym pracownikom
(typ A wydatku). Jest to jednak obszar narażony na nadużycia, stąd
organy podatkowe z pewnością będą się blisko przyglądać tym wydatkom (np.
analizując czy faktycznie zachodziła konieczność odbywania tak często
wewnętrznych spotkań biznesowych).
Marcin Szymocha
Doradca podatkowy (nr wpisu 12870)
Zainteresował Cię artykuł i chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź nasze szkolenia podatkowe.
Ps. Zapraszam również na naszego Facebooka oraz do śledzenia naszych aktualności podatkowych, by być na bieżąco.