Artykuł opracowany 6.03.2024

Zapewnienie sobie jedzenia w trakcie pracy należy do obowiązków pracownika jako jego wydatek osobisty/prywatny. Pokrywanie kosztów wyżywienia pracowników jest dlatego zazwyczaj dodatkowym wynagrodzeniem pracownika. W drodze wyjątku obiady konsumowane przez pracowników w trakcie spotkań integracyjnych, czy spotkań z kontrahentami, nie stanowią przychodu dla pracowników. Również w drodze wyjątku obiady/posiłki profilaktyczne, np. obiad zapewniony w zimowym okresie dla osób pracujących na zewnątrz, jest kosztem dla pracodawcy (bo to jego obowiązek), jednocześnie jest to przychód zwolniony dla pracowników. Organy podatkowe potwierdzają, że w przypadku posiłków wystawionych do ogólnej konsumpcji pracownikom w miejscu pracy, nie da się przypisać przychodu konkretnemu pracownikowi (nie da się jednoznacznie ustalić ile każdy z pracowników konkretnie zjadł), a więc w takiej sytuacji nie trzeba rozliczać przychodu po ich stronie.

Usługi gastronomiczne

Generalnie należy wyróżnić 4 typy wydatków:

a) będące kosztem dla Spółki (pracodawcy) w CIT/PIT i nie będące przychodem dla otrzymującego w PIT (np. udział pracownika w imprezie integracyjnej),

b) będące kosztem dla Spółki (pracodawcy) w CIT/PIT ale będące przychodem dla otrzymującego w PIT (np. pakiet medyczny dla pracownika, wynagrodzenie członka zarządu),

c) nie będące kosztem dla Spółki (pracodawcy) w CIT/PIT i nie będące przychodem dla otrzymującego w PIT (np. OC członków zarządu),

d) nie będące kosztem dla Spółki (pracodawcy) w CIT/PIT, ale będące przychodem dla otrzymującego w PIT (np. nieodpłatne świadczenia ze strony Spółki).

Obiady prywatne

Co do zasady zapewnienie sobie jedzenia w trakcie pracy należy do obowiązków pracownika jako jego wydatek osobisty/prywatny (typ B wydatku).

Obiady profilaktyczne

W drodze wyjątku obiady/posiłki profilaktyczne, np. obiad zapewniony w zimowym okresie pracownikom pracującym na zewnątrz, jest kosztem dla pracodawcy (bo to jego obowiązek), jednocześnie jest to przychód dla pracowników, ale zwolniony od podatku (typ A wydatku).

"Wartość finansowanych i przekazywanych przez Państwa pracownikom kart pre-paid (przedpłaconych) - celem wywiązania się przez Państwa z obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych i napojów wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy - będzie stanowiła dla pracowników przychód ze stosunku pracy, jednakże zwolniony od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych." - Pismo z dnia 3.03.2022 r., wydane przez: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, 0112-KDIL2-1.4011.1217.2021.2.DJ

Obiady na spotkaniach służbowych

Również w drodze wyjątku obiady konsumowane przez pracowników w trakcie spotkań integracyjnych, czy spotkań z kontrahentami, nie stanowią przychodu dla pracowników, ale są kosztem dla pracodawcy (typ A wydatku).

"Udział pracowników w spotkaniach integracyjnych opłaconych z Państwa środków obrotowych, mającym na celu motywację do pracy, zwiększenie lojalności zespołów i wydajności pracowników nie będzie stanowić dla nich przysporzenia majątkowego, a tym samym nieodpłatnego świadczenia, o którym mowa w art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych." - Pismo z dnia 6.10.2023 r., wydane przez: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, 0114-KDIP3-2.4011.666.2023.4.MN

Wyżej wskazane sytuacje są jednak wyjątkiem.

Catering

Co do zasady pokrywanie kosztów wyżywienia jest dodatkowym wynagrodzeniem pracownika (typ B wydatku).

"Wydatki, które Państwo będą ponosić w związku z zapewnieniem pracownikowi cateringu dietetycznego (tj. wydatki ponoszone na zakup cateringu oraz koszty usługi dostawy, jeżeli nie będą uwzględnione w cenie zakupu cateringu), będą stanowiły Państwa koszt uzyskania przychodów. (...) zapewnienie cateringu dietetycznego pracownikowi stanowić będzie dla niego przychód ze stosunku pracy, od którego Państwo - będący płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych - obowiązani będą obliczać, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych." - Pismo z dnia 17.05.2023 r., wydane przez: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, 0112-KDIL2-2.4011.178.2023.3.AG

Poczęstunek

Organy podatkowe nie uznają już za wydatek osobisty zakup przez pracodawcę podstawowych artykułów spożywczych udostępnianych do ogólnej konsumpcji pracownikom w miejscu pracy. Takie wydatki jak np. zakup artykułów spożywczych, napojów tj. kawy, wody, herbaty udostępnianych pracownikom w ramach poczęstunku będą stanowiły dla pracodawcy koszt podatkowy i nie są przychodem poszczególnych pracowników. (typ A wydatku).

"Wydatki na zakup artykułów spożywczych udostępnianych do konsumpcji zarówno pracownikom Spółki, zleceniobiorcom i kontrahentom zgodnie z art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów." - Pismo z dnia 2.09.2019 r., wydane przez: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, 0111-KDIB2-3.4010.175.2019.3.AD,

"Gdy powyższe artykuły oraz inne drobne artykuły spożywcze, tj. ciastka, cukierki, dostępne są dla pracowników w czasie spotkań służbowych (narad), nie mające charakteru osobistego, na których podczas drobnego poczęstunku omawiane są istotne kwestie dotyczące prowadzonej działalności, Spółka nie ma obowiązku doliczania wartości tych wydatków do przychodu poszczególnego pracownika, o ile stanowią jedynie zwyczajowy poczęstunek nie mający charakteru okazałości." - Pismo z dnia 29.05.2012 r., wydane przez: Izba Skarbowa w Warszawie, IPPB2/415-228/12-2/MG

Ogólnodostępne wyżywienie

W przypadku ogólnodostępnych posiłków (które nie są drobnym poczęstunkiem) pojawia się praktyczny problem. Jeżeli mamy fakturę, ale nie mamy zestawienia kto co zjadł konkretnie, to organ podatkowy czasem zgadzają się, że w sytuacji gdy nie da przypisać przychodu konkretnemu pracownikowi (nie da się jednoznacznie ustalić ile każdy z pracowników konkretnie zjadł), to nie trzeba rozliczać przychodu po ich stronie (wchodzimy de facto w typ A wydatku).

"W sytuacji, gdy Wnioskodawca nie będzie miał możliwości ustalenia wartości świadczenia przypadającego na konkretnego pracownika w postaci dofinansowania do obiadów, nie sposób uznać, że pracownik ten uzyska przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym." - Pismo z dnia 4.11.2019 r., wydane przez: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, 0113-KDIPT2-3.4011.492.2019.1.RR

"Skorzystanie przez pracowników z posiłków udostępnionych w bufecie/w ramach szwedzkiego stołu nie pociąga za sobą powstania przychodu podatkowego po stronie pracowników." - Pismo z dnia 27.01.2023 r., wydane przez: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, 0113-KDIPT2-3.4011.930.2022.1.RR

Podsumowanie

Podsumowując, gdy pracodawca ma wielu pracowników, a okazjonalnie zamawia posiłki do swojej siedziby w taki sposób, że będą mogli skorzystać z wyżywienia różni pracownicy (np. podczas spotkań służbowych, z uwagi na nadgodziny związane ze wzmożonym okresem pracy), to są argumenty, aby traktować taki wydatek jako koszt pracodawcy, bez konieczności przypisywania przychodów poszczególnym pracownikom (typ A wydatku). Jest to jednak obszar narażony na nadużycia, stąd organy podatkowe z pewnością będą się blisko przyglądać tym wydatkom (np. analizując czy faktycznie zachodziła konieczność odbywania tak często wewnętrznych spotkań biznesowych).